ProDuo hertekent Europees DC met Easy Systems

Nieuwsoverzicht Nieuwsoverzicht News Neuigkeiten Actualités
Conveyor project

Efficiëntere logistiek ondersteunt verdere groei,

Pro-Duo hertekent Europees DC met Easy Systems


De internationale distributeur van kappers- en schoonheidsproducten was in 2019 gestart met de implementatie van een consolidatie in het bestaande distributie netwerk eneinde dit te realiseren, opende het bedrijf een extra magazijn in de Arteveldestad en implementeerde een nieuwe installatie voor efficiënte goederenverwerking binnen en tussen die locaties. Voor dat huzarenstukje steunt Pro-Duo op de conveyors en rollenbanen van Easy Systems. “Zonder die oplossing hadden we tijdens de lockdown nooit de vele online orders kunnen verwerken”, klinkt het.

Pro-Duo is een internationale groothandel van professionele kappers- en schoonheidsproducten, met meer dan 200 fysieke filialen in België, Frankrijk, Duitsland, Spanje en Nederland. Pro-Duo maakt deel uit van de wereldwijde groep Sally Beauty, met onder meer ook vestigingen in de VS en het Verenigd Koninkrijk. “We hebben alles in ons assortiment om een kapper van A tot Z te ondersteunen”, zegt Filip Waterschoot, Senior Director Logistics & Supply Chain Europe bij Sally Beauty, “van kleine haarspeldjes tot kappersstoelen en wastafels. Het gros van wat we verkopen zijn de zogenaamde natte producten: shampoos, kleuringen, oxidanten en andere haarproducten.” Sally Beauty Europe realiseert een omzet van ongeveer 400 miljoen dollar en telt zo’n drieduizend medewerkers.

“We zijn nummer één op de Belgische markt en de enige handelaar in onze sector die Europees vertegenwoordigd is”, stelt Filip Waterschoot. “We kopen internationaal producten aan, ook bij de grote merken. Na levering van die producten in onze distributiecentra vinden ze zo de weg naar onze winkels. Daarnaast verkopen we de producten ook nog via twee andere kanalen. We verkopen via e-commerce aan klanten in Frankrijk, Duitsland en Nederland, ook vanuit het Gentse DC. Daarnaast hebben we nog een fullserviceafdeling, waarbij onze verkopers kappers bezoeken en op die manier de juiste producten aan de man brengen.”

Conveyor project

ProDuo

Tweede magazijn
In het DC in Gent werken gemiddeld een tachtigtal mensen in een tweeploegensysteem. Afhankelijk van de volumes zet Pro-Duo er ook uitzendkrachten in. De uitbreiding in Gent kwam er na een Europese reorganisatie. Pro-Duo sloot zijn kleine DC’s in Frankrijk, Spanje en Nederland en integreerde die volumes in de Gentse werking. We huren daarom sinds oktober 2019 een extra magazijn van zo’n 8.000 vierkante meter, op twee kilometer van het oorspronkelijke magazijn. Daarmee hebben we de beschikbare oppervlakte verdubbeld. We splitsen het logistieke proces op over de twee locaties.

In het nieuwe, tweede magazijn vindt de goederenreceptie plaats. Ze krijgen een plaats in pallet racks. In het oorspronkelijke, eerste magazijn gebeurt de hele pick & pack-operatie. Een paar keer per dag brengt een shuttle nieuwe voorraad vanuit het tweede naar het eerste magazijn.

Efficiëntie
De consolidatie in één Europees DC vereiste bij Pro-Duo een innovatieve aanpak om de snelheid en efficiëntie van de vergrote logistieke flow tegelijk te verzekeren en te optimaliseren. We werkten in het verleden met Microsoft Dynamics AX 2009 als WMS”, vertelt Filip Waterschoot. “Maar er ontbraken daarbij heel wat functionaliteiten. Om tegemoet te komen aan het grotere te verwerken volume en tegelijk te anticiperen op de groei van onze e-commerce-activiteiten, was de implementatie van een nieuw WMS broodnodig. Tegelijk maakten we van de gelegenheid gebruik om het hele pick & pack-verhaal efficiënter te maken.

In een eerste stap ging het team in zee met logistiek expert Jan De Kimpe van Logisol Pro. We werkten samen een businesscase uit. Logisol Pro stelde de nodige stappen voor qua procesoptimalisatie en automatisatie en vroeg offertes op in de markt. We hadden keuze uit verschillende mogelijkheden.Uit de vergelijking van de voorstellen kwam Easy Systems als best passende optie naar voren.Het bedrijf dacht met ons mee, deed zelf voorstellen en daagde ons uit. Dat zijn de criteria waar ik belang aan hecht en die ik enkel bij Easy Systems vond, zegt Filip Waterschoot.

Quick win
Als nieuwe WMS koos de Gentse afdeling van Pro-Duo voor Matflo, een product uit het portfolio van het Amerikaanse Dematic. Geen voor de hand liggende naam, maar wel één met referenties bij grote spelers als Coca-Cola, Unilever en Adidas. Interne ervaring met Matflo bleek voor Pro-Duo de doorslaggevende factor.Ons DC in het Verenigd Koninkrijk gebruikte dat systeem al enkele jaren. We maakten de interne oefening met een aantal mogelijke scenario’s in combinatie met Matflo. Omdat we het pakket binnen de groep al voor een stuk kenden, leek Matflo voor Gent.de beste optie

De overstap naar het nieuwe systeem liep echter niet zomaar van een leien dakje. Al bij al heeft het DC in Gent er een intense periode opzitten.Het was best een zware dobber”, geeft Filip Waterschoot toe. “Dat was ook te verwachten, want we hebben heel veel dingen tegelijk ondernomen. De opstart van het nieuwe magazijn, de consolidatie van de regionale DC’s in Gent en de implementatie van het WMS. Daar kwam bovendien de automatisering van het DC nog bovenop. De implementatie werd echter wel op basis van verschillend bouwblokken in een gefaseerde aanpak uitgevoerd. De week voor de eerste lockdown gingen we live. Geen moment te vroeg dus, al maakte de coronaperiode het er de eerste weken na de go-live niet makkelijker op.

Transportbandsysteem
Met een nieuwe magazijninstallatie van Easy Systems kwam er bij Pro-Duo in Gent ook een fysieke optimalisatie in het magazijn. Het automatische systeem met conveyors en rollenbanen vormt er het kloppende hart van het geheel. Tegelijkertijd diende de oplossing van Easy Systems geïntegreerd te worden met het WMS. Voor de inbound logistiek werken we op afspraak met de leveranciers. Hun goederen komen zowel via containers uit het Verre Oosten en de VS als via vrachtwagens uit de EU en het Verenigd Koninkrijk. We ontvangen de goederen in het inbound-magazijn, checken ze in het WMS in en plaatsen ze op de juiste locatie in het magazijn. In functie van de picking-noden in het outbound magazijn, brengt een shuttlevrachtwagen de nodige paletten naar de andere locatie.

De efficiëntie die Pro-Duo wint met de installatie van Easy Systems, komt in het outbound magazijn duidelijk naar voren. Pro-Duo werkt er met twee flows: voor de winkels enerzijds en voor de e-commerce en full service-orders anderzijds. De picking voor de winkelpunten gebeurt in kartonnen dozen. In het begin van het proces plooit een machine de dozen. Die krijgen vervolgens een label en komen na elkaar op de transportband. Op een bepaald punt op de band wijzen we een order toe aan de doos, waarna de pickers aan de hand daarvan de doos vullen. Voor onze e-commerce-orders werken we met herbruikbare en vooraf gelabelde blauwe bakken. Daarvoor heeft Easy Systems een destacker geïnstalleerd. Die schiet een per order een nieuwe bak in het systeem, waarna de transportband die naar de pickingzone leidt.

Conveyor project

ProDuo

Drie zones
Voor de eigenlijke picking werkt het magazijn met drie zones. Zo zijn er de non-conveyables”, legt Filip Waterschoot. “Dat zijn producten die niet op de transportband passen, zoals een kappersstoel. Die grote stukken picken we met een handscanner. De kleine producten, waaronder de meeste fast movers, bevinden zich onder de mezzanine, die de helft van het magazijn overspant. De fast movers bevinden zich in flow racks. Op de mezzanine bevinden zich de slow movers, in shelf racks. Die producten picken we met een combinatie van handscanners en voice picking.

De dozen voor de winkelpunten komen via de conveyors van Easy Systems in een consolidatiezone terecht. Na toevoeging van stuwmateriaal kleeft een automatische taper de dozen dicht. Vervolgens worden de dozen op pallets verzameld – en alle pallets per winkel, voor verzending. Een bestelling voor een winkel bestaat gemiddeld uit vier pallets. Ook de e-commercebestellingen pickt Pro-Duo in batch. In een blauwe bak picken we in een specifieke pickingzone meerdere orders tegelijk. Via de conveyor gaat de bak vervolgens naar een put wall, waar we alle gepickte goederen uitsplitsen per order en klaarmaken voor verzending.

Positief eindresultaat
Wanneer Pro-duo terugblikt op de grondige hertekening van de logistieke flows, overweegt het positieve eindresultaat. Het feit dat we met verschillende partijen moesten samenwerken, maakte het proces er niet gemakkelijker op”, zegt Filip Waterschoot. Maar dankzij enkele heel bekwame mensen – bij alle betrokken partijen – wisten we het project in goede banen te leiden.

De overstap naar de nieuwe lay-out vereiste wel een degelijke training. Het nieuwe WMS vraagt een hele andere manier van werken. Het zijn andere stappen, andere schermen en rapporten. De eigenlijke orderpicking blijft uiteraard onveranderd, maar het hele voorfagaande proces, is veranderd.”Dat vroeg een grondige opleiding van alle medewerkers. We hebben eerst een aantal key users getraind. Via het principe van ‘train de trainer’ kwamen vervolgens alle medewerkers op de werkvloer aan de beurt. We hebben hen stap voor stap begeleid doorheen de hele verandering.

Kostenbesparing en efficiëntie
Filip Waterschoot ziet nu al enkele duidelijke resultaten.Ten eerste is er de kostenbesparing. Door voor een consolidatie van de DC’s te kiezen, zijn er automatisch minder kosten voor gebouwen en personeel. Daarnaast hebben we een efficiëntieslag gerealiseerd. Het is ons doel om op termijn 25% aan efficiëntieverbetering te bereiken met deze oplossing. Daar zijn we vandaag nog niet, maar we hebben wel al mooie stappen in de juiste richting gezet. De verwachting is dat we onze doelstelling over enkele maanden effectief behalen.Belangrijk was uiteraard ook dat de consolidatie en de herinrichting van het nieuwe DC geen impact zouden hebben op de levertijden aan de winkels. Op dat vlak is er niets veranderd. We kunnen alle gemaakte afspraken blijven garanderen.”

De grootste efficiëntiewinst zit in de picking flows. Vroeger werkte Pro-Duo in het magazijn order per order af. Vandaag gebeurt de picking in batches. We werken met pickingkarren waarop negen dozen staan. Wanneer de picker naar een pickingzone gaat, kan hij daar in het beste geval voor negen verschillende winkels picken. Vroeger moest hij daarvoor negen keer naar dezelfde zone terugkeren, telkens voor één order. Zo hebben we de loopafstanden sterk kunnen inkorten.

Verdere groei
Pro-Duo mikt vooral op e-commerce om de komende jaren te blijven groeien. Net voor e-commerce is de hertekening van het magazijn een grote troef, zegt Filip Waterschoot. Zonder de nieuwe aanpak hadden we de toevloed van e-commercebestellingen tijdens de lockdown in maart nooit kunnen verwerken. We hebben met het nieuwe systeem al een voorsprong genomen om de groei in e-commerce steeds beter te kunnen ondersteunen.”